Cómo maximizar la eficiencia en la gestión de clientes con Asana

No cabe duda de que en el día a día de un gestor de proyectos o account manager, la organización del trabajo y el workflow, son imprescindibles para alcanzar el éxito de un proyecto.

Pero, ¿qué entendemos por éxito?

Está claro que el éxito de un proyecto se mide por la capacidad de alcanzar los objetivos establecidos con el cliente: aumentar las ventas, mayor visibilidad de marca, incremento de leads, etc. Pero aquí no acaba todo, para una agencia de marketing, el éxito de un cliente también se mide por la rentabilidad del mismo, es decir, conseguir maximizar los resultados del cliente para un número de horas de trabajo acordadas. Lo que se conoce como un acuerdo win-win, en el que tanto cliente como agencia se benefician de la relación. Es en este punto, donde el gestor de cuentas debe establecer qué tareas son prioritarias y cuáles secundarias.

Por supuesto, un account manager tiene que ser una persona muy organizada, aun así, con los calendarios llenos de tantas y diferentes tareas, ¿cómo podemos ser capaces de gestionarlo todo y asegurarnos de que todo se lleva a cabo a tiempo? ¿es posible evitar que se olviden tareas cuando tenemos otras con mayor prioridad? Aunque no existe la forma de asegurar esto, sí que podemos disponer de algunas herramientas que nos ayuden a gestionar mejor nuestro tiempo y las tareas pendientes para con los distintos clientes.

En Digital Menta trabajamos con Asana, una herramienta de gestión de proyectos capaz de trabajar con las tareas que se asignan a un equipo, permitiendo la comunicación entre los miembros del mismo, y haciendo muy sencilla la coordinación de tareas, sabiendo en todo momento el estado del proyecto.

La aplicación Asana, es perfecta para mejorar la organización y la comunicación dentro de un equipo de trabajo. Las principales ventajas que ofrece son:

• Mejora la productividad del trabajo en equipo, ya que todo el equipo forma parte de la organización del trabajo del proyecto. Esto hace que cada miembro del equipo sepa cuál es su rol en cada momento sin importar su ubicación geográfica.
• Las tareas se asignan por proyectos de manera que no todo el equipo estará implicado en todos los proyectos.
• Dispone de notificaciones de las tareas, de manera que es más difícil que se nos pase algo importante. Es efectiva como recordatorio diario de las tareas, no solo de las nuevas que se nos asignen, sino de nuevos comentarios o modificaciones en las tareas.
• Los comentarios permiten hacer preguntas, recibir feedback sobre el trabajo, y mantener una comunicación fluida por parte de todos.
• Tiene App para Android y IOS que nos permite estar informados donde estemos en tiempo real.

Estructura de Asana

Asana se estructura todo en base a proyectos. Como account managers de búsqueda de pago, cada cliente estará configurado como un proyecto, al que le asignaremos las diferentes tareas que vayamos generando con una fecha límite o “due date”.

• Espacios de trabajo

Los espacios de trabajo o equipos, están formados por un conjunto de personas que colaboran en proyectos. Asana permite trabajar hasta con equipos de quince personas en su versión gratuita. Esta segmentación es interesante ya que cada espacio de trabajo puede corresponderse con un departamento dentro de la agencia, por ejemplo: Diseño, Desarrollo Web, SEM, etc…

Crearlos es tan sencillo como clicar en la imagen de tu avatar, en More > Create new Workspace.

Gestión de proyectos con Asana

• Proyectos

Una vez hemos creado un espacio de trabajo, podemos empezar a añadir proyectos en la barra lateral de la izquierda:

Creación de Proyectos en Asana

• Tareas

Cuando se accede a cada proyecto, se pueden empezar a asignar tareas, estas se pueden organizar para trabajar por secciones, esto es ideal para separar las áreas de un proyecto.

Gestión de tareas con Asana

Cada tarea puede ser asignada a varios miembros del equipo. Y es posible asignar fechas que aparecerán en el calendario.

Comunicación con el equipo

Aunque a nivel de comunicación es más común usar Slack, Asana también permite enviar mensajes a los miembros del equipo.

Comunicación en proyectos con Asana

Progresión de los proyectos

A nivel de proyecto, Asana recoge en la pestaña Progress una gráfica para medir la evolución del proyecto, en función de la cantidad de tareas que se han completado y las que no. Pudiendo además añadir notificaciones para enviarlas a miembros del equipo.

Progresión de los proyectos con Asana

Conclusión

Ser un buen administrador de cuentas significa ser capaz de mantener una cuenta de búsqueda de pago funcionando sin problemas, la coordinación con un equipo y el cliente y, por supuesto, optimizar la cuenta de rendimiento. La mayoría de los gerentes de cuentas saben lo básico pero caen cuando se trata de organización y comunicación. Seamos realistas, hay días en los que el rendimiento no siempre es perfecto, pero aprovechar Asana para mantener la estrategia de la cuenta y las tareas alinear puede ser una gran herramienta para mitigar los altibajos que están en todas las cuentas.

Asana es una herramienta realmente útil ya que funciona como algo más que un simple administrador de tareas.

En el siguiente vídeo podemos ver un tutorial de la herramienta mucho más completo:

Espero que os sirva de ayuda, ¡y no dejéis de comentarnos qué herramientas de gestión utilizáis vosotros!