14 Consejos para maximizar la productividad en el trabajo
Es uno de los ejes principales en cualquier empresa. Y no, no se trata del incremento en ventas o los ratios que miden el retorno de una inversión. Estoy refiriéndome a la productividad.
Trabajar en equipo no es una tarea sencilla; necesitas tener la capacidad de coordinar la comunicación y motivar de manera adecuada a cada persona que forma parte de él.
Hoy quiero hablarte de la productividad en el trabajo; te daré unos tips para optimizarla en tus equipos, además de compartir contigo algunos consejos que te ayudarán a mejorar tu propia gestión del tiempo y ejecución de las tareas.
¡Comenzamos!
¿Qué es la productividad en el trabajo?
Puede que esta pregunta te parezca un tanto simple porque parece fácil su respuesta. Podemos definir la productividad en el trabajo como el valor generado por los bienes o servicios que se han producido en una unidad de tiempo.
La productividad en el trabajo es uno de los factores que más peso tienen en el éxito de una empresa, y no todo el mundo se para a medir sus resultados. Gestionar el tiempo de manera adecuada incide directamente sobre la rentabilidad general de cualquier compañía.
Estamos demasiado acostumbrados a medir los resultados de cualquier variable con datos numéricos; de hecho, la productividad en el trabajo también se puede medir con números.
Sin embargo, no todo son datos matemáticos. Un equipo motivado que mantiene su actitud positiva en un ambiente de trabajo óptimo, aporta unos excelentes resultados de productividad a la empresa. Esto puede repercutir en una mayor satisfacción de los clientes y, en consecuencia, un incremento de las ventas.
Veamos cómo puedes mantener a tu equipo motivado y con una actitud positiva que fomente y facilite el trabajo en equipo.
Mejora la productividad laboral de tu equipo con estos 8 consejos
La manera en cómo trabajamos dentro de las empresas está cambiando y evolucionando de manera casi constante.
Cada vez quedan más lejos aquellos horarios de obligado cumplimiento donde la comunicación era unidireccional, siempre desde la empresa hacia el empleado.
La adaptación del trabajo a las costumbres y calidad de vida de las personas, está obligando a gestionar los equipos de manera más dinámica y bidireccional.
Y es que está demostrado que esta motivación y comunicación constantes, consigue unos resultados excelentes que repercuten de manera muy positiva en la rentabilidad de la empresa.
Veamos cómo puedes gestionar y mejorar la productividad en tu equipo de trabajo con estos 8 consejos.
1. Planifica de manera estratégica el proceso productivo
Una buena organización interna es un factor clave para conseguir mantener el equipo bien coordinado. Cada empleado tiene que saber planificar sus tareas, optimizando los tiempos de ejecución.
Y esto solo puedes conseguirlo con una planificación adecuada de todos los procesos. Debes tener definidos los objetivos con los equipos de trabajo correspondientes, las tareas que conforman cada proceso y las rutinas de trabajo que debe llevar a cabo cada miembro del equipo.
2. Monitoriza el flujo de trabajo
Una de las tareas más importantes en tu gestión del equipo, es la información actualizada del estado en cómo se encuentra la ejecución de los procedimientos. Esto forma parte del proceso de la productividad en el trabajo.
Además, el hecho de tener a todo tu equipo integrado en una aplicación donde cada uno recibe, gestiona y controla sus tareas, hace que los empleados se sientan parte más integrante del equipo, y esto les motiva a hacer su trabajo con más felicidad.
3. Delega, delega y delega
Esta es la tarea más complicada para muchos directivos y responsables de equipos.
Pero debes aprender a elegir las personas adecuadas que podrán solucionar con soltura y profesionalidad las tareas que no te corresponde hacer a ti.
4. Fomenta la comunicación interna y externa
No dejes los momentos de comunicación fluida solo para las reuniones de equipo. Tu labor como responsable de equipo está en mantener una comunicación cordial entre los miembros del equipo; así conseguirás optimizar los tiempos de ejecución de las tareas.
Recuerda que tienes que fomentar el trabajo en equipo. Y también debes cuidar la comunicación con otros departamentos; conoce a las personas que los integran y mantén una relación fluida con ellos.
5. Rodéate de la mejor tecnología
Haz un buen uso de tu liderazgo con una visión abierta que proyecte tu empresa hacia el futuro. No escatimes en recursos para tu equipo; pues aunque el estudio definido por High Performance Lifestyle realizado a 69 expertos en productividad determine que el mejor aliado es el lápiz y el papel, contar con las mejores herramientas y equipos que les faciliten la realización de sus trabajos también ayuda a una optimización de la productividad en el trabajo.
6. Ayuda a crecer profesionalmente a tu equipo
Algo que muchos trabajadores valoran de manera muy positiva es la oportunidad de adquirir nuevos conocimientos que les ofrecen sus empresas. Y es que la formación continua les ayuda a desarrollar nuevas habilidades que siempre van en beneficio de una mejor productividad en el trabajo.
Por tanto, debes incluir en tus objetivos anuales la planificación de formación para los miembros de tu equipo.
7. Apuesta por invertir en programas de bienestar
Una de las enfermedades laborales que causan más absentismo laboral a nivel mundial es el estrés laboral. Además de afectar a la salud directa de los trabajadores, esta situación puede tener consecuencias muy negativas en el rendimiento de tu empresa.
Acciones como la creación de espacios de trabajo saludables, zonas habilitadas para hacer deporte e incluso programas de mindfulness, pueden mejorar de manera notable la salud y la felicidad de los trabajadores. Y, en consecuencia, mejorar al máximo la productividad en el trabajo.
8. Habla con cada miembro de tu equipo periódicamente
Hacer reuniones de seguimiento en el desempeño del trabajo es un muy buen síntoma de que estás gestionando muy bien la productividad de tu equipo.
Analiza en privado con cada componente de tu equipo todo aquello que tú consideres relevante; hazle saber cuáles son esas variables que son importantes para ti.
Escúchale, buscad soluciones conjuntas ante cualquier imprevisto, ayúdale a una mejor conciliación de su vida profesional y personal. Todos estos gestos harán que la persona se sienta comprometida contigo y dé lo mejor de sí dentro del equipo.
6 Tips que dispararán tu propia productividad en el trabajo
Ya tienes controlado a tu equipo de trabajo, y ahora te toca gestionar tu propia productividad laboral. Voy a darte 6 trucos que te ayudarán a mejorar de manera notable la gestión de tu tiempo.
1. Planifica tu jornada
Cada día, antes de comenzar tu jornada debes dedicar unos minutos a planificar las tareas. Seguramente ya tienes planificada tu agenda con bastante anterioridad; pero ya sabes que debes dejar huecos para gestionar los imprevistos, mover tareas, etc.
Te aconsejo que utilices el método de time blocking; consiste en bloquear unidades de tiempo en tu agenda para la realización de las tareas.
En lugar de anotar lo que tienes que hacer, reserva el tiempo que tardarás en hacerlo; de esta manera, tendrás una planificación mucho más realista y no te vendrás arriba incluyendo una enorme cantidad de tareas que sabes que no podrás resolver en un día.
2. Empieza tu día con las tareas más complicadas
Haz una lista de tareas y clasifícalas por orden de dificultad. Anota en tu agenda las más complicadas en los primeros momentos del día.
De esta manera, tus días serán mucho más productivos y evitarás caer en la temida procrastinación que suele aparecer cuando tenemos que enfrentarnos a resolver inputs complejos.
3. Evita cualquier distracción
La gestión de tu correo electrónico, las redes sociales, los mensajes de Slack, Whatsapp o Telegram, entre otras micro tareas, debes gestionarlas metiéndolas dentro de tu planificación de time blocking.
Júntalas en un solo espacio de tiempo dentro de tu planificación; puedes marcar la frecuencia con la que debes consultar tus mensajes, pero fuera de ese momento no te distraerás de la tarea que estés haciendo.
4. Aprovecha tus horas más productivas
Tú te conoces mejor que nadie, y sabes cuáles son las horas del día en las que te concentras mejor, te sientes más capacitado para comunicarte o desarrollas mejor tu creatividad.
Por eso, es bueno que adaptes tu planificación a los momentos en los que estás más receptivo y donde sabes que terminarás antes la tarea.
5. Trabaja en la continua optimización del tiempo
La experiencia que vas adquiriendo con el paso del tiempo te ayuda a mejorar los tiempos de ejecución de las tareas. Sin embargo, una buena práctica que te ayuda a optimizar tu productividad en el trabajo es la de incrementar la velocidad con la que haces las cosas.
Durante los tiempos que reservas en el time blocking, trata de ganar minutos a cada tarea escribiendo más deprisa, leyendo más deprisa e incluso hablando más rápido.
Con esto conseguirás ganar tiempo para tu disfrute personal, o para incluir alguna otra tarea que te ayudará a terminar antes tu planificación semanal.
6. Cuida tu zona de trabajo
Un espacio de trabajo ordenado, limpio y lleno de luz te ayudará mucho en la optimización de tu productividad. Apuesta por espacios minimalistas y mantén siempre tu zona de trabajo limpia de distracciones, solo con lo imprescindible a tu alrededor.
Así te sentirás más productivo e incrementarás tu capacidad para concentrarte en cada tarea.
Conclusión
La productividad en el trabajo es el comienzo de una gran cadena de éxitos en cualquier empresa. Ayuda a mantener un ambiente de trabajo dinámico, estable y muy alegre, donde los empleados y equipos fortalecen sus habilidades para un desempeño mejor.
Una buena organización y coordinación tanto en la gestión de los equipos como en la realización de las tareas, se ve reflejado en un incremento de las ventas junto a una mejor experiencia de usuario con clientes más contentos.
¿Cómo gestionas la productividad de tus equipos?, ¿qué tal llevas tu propia productividad en el trabajo? Cuéntanos en comentarios, nos encantará leerte.
