Google Sheets vs Excel, ¿cuál de las dos están usando las empresas?

Las personas estamos cambiando nuestros hábitos de trabajo. Hasta hace muy pocos años, lo más habitual era guardar todos los documentos que íbamos generando en nuestro ordenador o, en su defecto, en un disco duro externo.

Sin embargo, la evolución de la sociedad con equipos de personas que trabajan en remoto, el teletrabajo y la digitalización de las empresas, ha traído una nueva manera de gestionar y guardar todos los documentos que vamos creando en nuestro trabajo diario.

Hoy quiero hablarte de Google Sheets, la aplicación de hojas de cálculo de Google. Veremos las diferencias que presenta frente al clásico Excel que millones de usuarios hemos utilizado durante años. Y analizaremos por qué esta aplicación de la nube de Google está ganando adeptos cada día.

¡Comenzamos!

¿Qué es Google Sheets?

Google Sheets es la hoja de cálculo que está integrada dentro de Google Drive, la nube del buscador de Internet que te ofrece 15 GB gratuitos de almacenamiento.

Más allá de ser una nube con espacio para almacenar archivos y documentos multimedia, Google Drive pone a disposición de los usuarios de forma gratuita, el servicio de hojas de cálculo a través de su aplicación de Google Sheets.

De esta manera, puedes crear y archivar tus propios documentos en la nube, y acceder a ellos desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.

¿Cómo puedes usar las hojas de cálculo de Google?

El funcionamiento de las hojas de cálculo de Google es muy similar a la aplicación Excel de Microsoft. Te ayudará a crear todo tipo de hojas de cálculo con sus fórmulas, listas, gráficos y todas las funciones habituales de este tipo de documentos.

Uno de los atractivos que hace de Google Sheets una herramienta muy potente son los complementos que puedes instalar de manera muy sencilla, y que convierten esta aplicación en una plataforma de creación de hojas de cálculo a la carta.

Se trata de extensiones, o plugins, con las que puedes hacer todo lo que necesites en tus documentos de hojas de cálculo.

Por ejemplo, ¿quieres tener datos de precios de Amazon, investigar las estadísticas de tu empresa, o extraer datos de un post? El complemento Blockspring puede hacer todo esto gracias a una API web que puedes conectar con tus hojas de cálculo, y con la que podrás importar y analizar los datos que necesites.

Otro ejemplo muy útil lo encontramos en la integración que tiene Google Sheets con la aplicación de formularios del buscador, Google Forms. ¿Vas a hacer una encuesta, un proceso de selección de personal, o quieres conocer la opinión de tus clientes? La hoja de cálculo de Google vuelca los datos del formulario para que puedas analizarlos y gestionarlos como quieras.

Diferencias entre Google Sheets y Excel

En apariencia, ambas aplicaciones son iguales. Se trata de hojas de cálculo donde podemos crear nuestros documentos de trabajo.

Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre ambos programas.

Puedes colaborar online con otras personas

Una de las características que más atraen de Google Sheets es la posibilidad de poder colaborar online con las personas que quieras.

Además, la aplicación tiene varios niveles de permisos, desde permitir solo la lectura de los documentos, hasta la edición de los mismos.

Esto es una ventaja sobre Excel, ya que puedes trabajar en remoto con tu equipo de trabajo y estar todos conectados a la vez, modificando y adaptando la hoja de cálculo a vuestras necesidades.

Análisis de datos

En cuanto al análisis de datos, Excel es más completo y te permite hacer análisis estadísticos, gráficos o tablas dinámicas muy potentes, entre otras muchas funciones.

En este sentido, Excel es mejor aplicación que Google Sheets. Sin embargo, la hoja de cálculo de Google está en continua mejora, lo cual hace pensar en que muy pronto llegará al nivel de funciones de Excel.

Las fórmulas que incluye una hoja de cálculo de Drive

Si bien Excel tiene más fórmulas que Google Sheets, lo cierto es que solo usamos cerca de un 10%.

La hoja de cálculo en Drive puede no tener tantas fórmulas, pero algunas de ellas son muy interesantes. Aquí tienes una muestra de todo lo que puedes hacer con una hoja de cálculo de Google Sheets:

• Google Finance: esta fórmula es de gran ayuda para obtener información de las cotizaciones en bolsa; además, tiene una función muy útil que es la conversión de divisas.
  • Ejemplo: =GOOGLEFINANCE(“EURUSD”) *200. En este caso, la fórmula convierte en dólares la cifra de 200 euros.
• Conversión de unidades de medida: otra fórmula interesante con la que puedes convertir unidades de distancia, tiempo, peso, área, y mucho más.
  • Ejemplo: =CONVERT (16,2;”g”;”kg”). Esta fórmula transforma el peso en kilogramos.
• Diferencia entre fechas: según lo que quieras hacer con Google Sheets te puede resultar muy útil la fórmula SIFECHA, que te permite calcular la diferencia entre dos fechas distintas; puedes seleccionar si quieres el resultado en años, meses o días.
• CONTAR: es una fórmula muy sencilla que te permite contar las celdas de tu hoja de cálculo que contienen números. Para contar celdas con texto deberás usar la función CONTARA.
  • Ejemplo: =CONTAR (A: A) para celdas con números y =CONTARA (A: A) para celdas con texto.
• DIA.LAB: esta fórmula te permite totalizar los días laborables en un rango de fechas, excluyendo los fines de semana.
• IMPORTHTML: con esta fórmula puedes obtener información de un sitio web específico.
  • Ejemplo: =IMPORTHTML (B2;” table”;2). En este ejemplo, la fórmula tiene la instrucción de la coordenada de la celda donde se escribió la URL que queremos importar, el índice en el que se indica si se quiere obtener una lista o tabla y el número de páginas.
• UNIQUE: esta fórmula es de gran ayuda en el caso de que tengas una lista con elementos duplicados. Devuelve el rango seleccionado con filas únicas sin datos repetidos.
  • Ejemplo: =UNIQUE (A1:B6). Devuelve un listado sin duplicados dentro del rango de celdas indicado.

La integración en Google Drive

La integración de la suite de Google, en general, es bastante mejor que la de Excel. Y es que cada actualización que hacen en Google Sheets se implementa de forma automática en tus hojas de cálculo.

Por el contrario, con Excel se pierden las referencias a los documentos. Además, cada actualización necesita una instalación en el ordenador acompañada, en muchas ocasiones, de un coste de licencia adicional.

Instalación

Google Sheets no necesita ninguna instalación. Para poder abrir la aplicación tan solo necesitas tu cuenta de correo electrónico de gmail, si tienes una cuenta personal, o la cuenta de Google Workspace para las empresas.

Sin embargo, si quieres utilizar Excel necesitas que la aplicación esté instalada en el dispositivo donde quieres trabajar.

¿Por qué Google Sheets está ganando usuarios frente a Excel?

Google Sheets está yendo un paso más allá de ser una aplicación para crear hojas de cálculo. Gracias a la integración con los complementos, puedes hacer lo que necesites en tus documentos.

Además, el hecho de guardar los archivos en la nube y poder abrirlos desde cualquier dispositivo, tanto ordenadores como laptops e, incluso, dispositivos móviles, resulta muy cómodo para consultar o trabajar con ellos en cualquier momento y lugar.

Y otra de las características que convierten a Google Sheets en la herramienta favorita de los usuarios, es la facilidad con la que puedes compartir tus documentos con las personas que quieras.

Además, gracias al histórico de versiones que va guardando la aplicación, todos podéis ver los cambios que ha efectuado cada miembro del equipo en el documento.

Conclusión de cuál elegir entre excel y google sheets

La facilidad y rapidez que ofrece Google Sheets está consiguiendo que muchos usuarios prefieran utilizar esta aplicación frente a Excel.

Ambas herramientas son muy eficaces y pueden resolver casi cualquier necesidad que tengan los usuarios que las utilizan a diario. Sin embargo, la facilidad de acceso que tiene Google Sheets, entre otros beneficios frente a Excel, hace que esté ganando cada día más usuarios.

¿Qué opinas de Google Sheets vs Excel? ¿Cuál de las 2 herramientas utilizas en tu día a día? Cuéntanos en los comentarios, nos encantará leerte.