8 Herramientas para Pymes en la nube. ¡Ser más productivos es posible!

Cuando fundamos Digital Menta, uno de los principales retos que teníamos era dotarnos de herramientas para tener una empresa eficiente en cuanto a la gestión de todos los procesos internos de la empresa. Este artículo recomendamos leerlo a cualquier PYME que esté empezando porque creemos que puede serle de gran ayuda y reducir el tiempo de selección de las diferentes herramientas que necesiten. Ojalá alguien nos hubiera dado estos consejos.

Para la selección de las herramientas teníamos principalmente dos premisas:

1. Que estuvieran en la nube.
2. Que fueran de fácil uso y sin costes astronómicos.

A continuación listamos todas aquellas herramientas que usamos hoy en día con sus pros y contras.

1. Google Apps: Herramientas para Pymes de colaboración

Suite de herramientas de Google de correo, ofimática y almacenamiento de Google. Accesible desde desktop y móvil de una manera muy cómoda y sencilla, para nosotros en primera instacia fue una decisión muy clara. El único inconveniente que le vemos a la suite es que muchos trabajadores están acostumbrados a trabajar con Outlook para gestión de email, por lo que pueden sentirse un poco incómodos al principio usando la herramienta. El precio ronda los 40€ por usuario al año en us versión básica.

2. Asana: Herramienta para Pymes de gestión de proyectos

Asana es una herramienta que empleamos para la gestión de proyectos de todo tipo. Desde Proyectos de diseño y desarrollo web, hasta proyectos de gestión de cuentas de publicidad. Es una herramienta cómoda y sencilla de utilizar que permite entre otras crear tareas recurrentes, copiar proyectos enteros, compartir tareas con otros empleados, chat por proyecto, enlazar documentos a los proyectos, etc…

Además de todas sus ventajas propias, tiene muchas integraciones muy útiles. Nosotros empleamos dos: Instagantt, para tener una visualización de los proyectos a nivel de Diagramas de Gantt y Everhour para controlar el tiempo que destinamos a cada proyecto y cliente y poder hacer análisis de rentabilidad.

La mayor de las desventajas es que no podemos enlazarla con aspectos de facturación para analizar directamente la rentabilidad de los proyectos. No obstante es gratuito hasta 15 empleados, por lo que se la recomendamos a cualquier PYME.

3. Everhour: Gestión de tiempos de proyectos en la nube

Everhour es una herramienta que permite controlar el tiempo que se dedica a cada proyecto de manera muy cómoda y sencilla y que permite la integración con Asana.

Para contar el tiempo que se le dedica a cada cliente, bien desde el interfaz de Asana o bien a través de un plugin en chrome, podemos activar el temporizador y desactivarlo una vez finalice la tarea.

Hasta hace poco era una herramienta gratuita, y la hicieron de pago hace poco. En nuestro caso pagamos 39$ pero nos ofrece mucha agilidad a la hora de hacer análisis de rentabilidad y saber si estamos ofreciendo a cada cliente el mejor servicio posible. Una gran desventaja de nuevo es que no está relacionada con aspectos de facturación por lo que no podemos hacer análisis de manera directa.

4. Zoho Invoice: Herramienta para facturación multidivisas

Facturación en la nube multidivisa. Zoho Invoice es una herramienta del grupo de herramientas de Zoho. Cuesta 15$ al mes y la seleccionamos porque permite la emisión de facturas en multidivisa y de manera recurrente, facilitando ampliamente nuestra gestión de facturas. En este espacio vimos muchísimas herramientas para Pymes muy útiles, no obstante seleccionamos ésta ya que actualmente el 55% de nuestra facturación es internacional.

5. Digisigner: Herramienta de Gestión documental de contratos para Pymes

Una de las primeras cosas que aprendimos cuando empezamos a trabajar es que el papel realmente es muy prescindible para casi la mayoría de las tareas que se hacen. Muchas personas imprimen todo tipo de documentos por costumbre, pero realmente no es necesario. En nuestra empresa apenamos empleamos papel de oficina. Digisigner es una herramienta que centraliza la gestión de los documentos legales y permite enviar documentos para firmar a cualquier colaborador, empresa o empleado. Es gratuita hasta 5 documentos al mes y cuesta 8$ si tenemos necesidades más amplias.

6. Cam Scanner: Escáner en tu móvil y en la nube

Nuestra herramienta de escaneo. CamScanner es una app tanto para Android como para iOS que permite escanear documentos emulando un scanner de sobre mesa. Simplemente haciendo una foto y con unos ajustes sencillos, tendremos digitalizados documentos en papel para su envío por email o para archivarlos de manera digital.

7. Bitrix24, CRM para Pymes en la nube

Bitrix24 es una gran herramienta para gestión de cartera de clientes. Nosotros la empleamos básicamente para la gestión de prospectos y procesos de venta y nos parece una de las mejores que hemos visto (Pipedrive fue nuestro otro finalista). Bitrix24 tiene muchísimas funcionalidades relacionadas con el día a día de la empresa: gestión de tareas, gestión de tareas de equipos de atención al cliente, integración con facturación, con video llamadas, rr.hh., etc…

Una de las principales ventajas es que es gratuita en su nivel más básico ofreciendo una funcionalidad muy elevada.

Obviamente no es perfecta, y tiene carencias que no nos permiten emplearla para otras funciones de administración que hemos encontrado en otras herramientas.

8. Reviso: Herramienta para Pymes de Contabilidad

Reviso, antes llamada e-conomic es nuestra última adquisición. Es una herramienta que permite llevar una contabilidad según las necesidades que impone la hacienda española, también en la nube. No requiere ningún tipo de instalación de software y sus precios empiezan desde 10€/mes para autónomos.

Gracias al uso de todas estas herramientas, muchos de los procesos que en algunas pymes, o no se controlan o se controlan de una manera mucho más manual, conseguimos reducir los tiempos de gestión de las tareas que no son el centro de nuestro negocio, pudiendo centrarnos en mayor medida en ofrecer mejor servicio a nuestros clientes y desarrollar nuestra empresa.

Si quieres conocer como ser aumentar la productividad o eficiencia de procesos de gestión de publicidad de AdWords puedes leer este post sobre el Editor de Adwords en su nueva versión.

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