Aspectos a tener en cuenta para elegir el mejor CRM

Si has oído hablar del Customer Relationship Management o CRM para empresas pero no has entendido muy bien para qué sirve o no sabes cómo encontrar el que sea adecuado para tu negocio, sigue leyendo porque durante los siguientes minutos conseguirás descifrar, por fin, las claves de su uso y cómo elegir el mejor CRM para tu empresa. ¿Preparado para llevarte una lección muy importante para tu negocio? Arrancamos. 

¿Cómo elegir el mejor CRM?

En una estrategia de negocio donde el cliente está situado como eje central, un sistema de CRM se convierte en una herramienta imprescindible, tanto para la estrategia del negocio como para servir de soporte a todo el equipo.

Ahora mismo es como si leyera tu mente decir “no puede ser para tanto”. Pues sí, porque un CRM te ahorra tiempo a la vez que te permite recopilar, organizar y analizar datos sobre tus clientes y después de todo esto, te ofrece las herramientas para dirigirte de forma eficiente hacia ellos. 

Por lo tanto, es importante que si aún no cuentas con un sistema de CRM para tu empresa, estés preparado para elegir el mejor CRM o al menos uno que se adapte a las necesidades de tu negocio y de tu equipo.

Necesidades y objetivos de un CRM para empresas 

A la hora de escoger un CRM para tu empresa primero es necesario tener claras las necesidades y objetivos de tu proyecto y para ello, conocer los diferentes usos que puedes esperar de la herramienta.

Entre las principales líneas de actuación de los CRM más utilizados en el mercado existen las siguientes:

• Un sistema de CRM te ayuda a mejorar la relación con el cliente, ofreciendo un servicio más personalizado, mejorando la comunicación y con una visión completa de cada uno de tus clientes de una forma centralizada y organizada para cada uno de los departamentos implicados en el contacto con el cliente.

• Con esta organización centralizada conseguirás mejorar la colaboración entre los diferentes equipos de la compañía, sobre todo, ventas, marketing y servicio al cliente, porque nada mejor que tener un ecosistema donde poder compartir toda la información de forma inmediata.

• Y por si te parece poco, todo ello hará que tus ventas sean más efectivas, porque gracias a la herramienta también puedes detectar las oportunidades de venta y tomar mejores decisiones durante el proceso de compra.

• Como consecuencia, estos procesos derivan en un aumento de la rentabilidad en el negocio, debido a una organización y una comunicación entre equipos de trabajo y con el cliente.

Pero, ¿cuáles son los mejores CRM para negocios B2B y B2C?

La versatilidad de un CRM es tal que según tu modelo de negocio puedes encontrar la plataforma adecuada. Hay muchas referencias ahí fuera, pero mantén la calma porque encontrarás el mejor CRM para tu empresa. No te impacientes, ¡sigue leyendo!

No importa si lo que buscas es generar leads o si tu negocio es un e-commerce y quieres recabar más información sobre tus clientes, o si lo que prefieres es mejorar la organización de tus bases de datos… No te preocupes, hay un CRM pensado para ti. 

• CRM operativo, diseñado para general leads y convertirlos en contactos, esta herramienta te facilita proporcionar los servicios necesarios para convertir estos leads en clientes.
• CRM colaborativo, centrado en facilitar a los distintos equipos de la compañía la información de manera simultánea para que la gestión compartida se pueda llevar a cabo de la manera más efectiva.
• CRM analítico, basado en el almacenamiento y el análisis de la información para tomar decisiones más ajustadas y dar en la diana en la inversión en campañas de marketing o en el tratamiento de la atención al cliente. Si tu objetivo es analizar los datos de clientes, pero no tienes una forma organizada de hacerlo, un CRM analítico será lo que necesites.

¿Qué integraciones y qué usos permite un CRM?

Esta es una de las partes más importantes a la hora de elegir el mejor CRM para tu empresa porque la integración de tu CRM con otras plataformas que utilice tu negocio será clave para explotar la herramienta. 

Para ubicarnos, el CRM se implementa después de poner en marcha un ERP porque se “alimenta” de esas bases de datos. Tras este paso, también debemos tener en cuenta la integración de otras plataformas como el mail, el sitio web, las redes sociales u otras fuentes de datos de tu empresa.

Las funcionalidades del CRM para empresas y pymes 

Hay funcionalidades en un CRM que no pueden faltar y que son las responsables de la popularidad de este tipo de herramientas.

Antes hemos hecho algo de spoiler: la principal funcionalidad de un CRM es la gestión y organización de los contactos, así como su información por etapas en el proceso y de manera customizada según necesidades. Otro de los puntos esenciales son los segmentos de clientes que puedes obtener según diferentes criterios, lo que te permite organizar el trabajo y las actividades según la etapa en la que se encuentran tus clientes. Por otro lado, su potencia para implementar una comunicación personalizada con tus clientes de una forma sencilla, práctica y eficaz. Puedes realizar envíos masivos o por el contrario, muy focalizados y customizados. También, ofrece una alineación transversal, toda la organización podrá acceder a los diferentes perfiles de clientes para identificar el estado en el que se encuentra en el ciclo de compra y las necesidades que requiere. Por último, es algo que te encantará, ya que esta herramienta puede generar informes de ventas inmediatos con la opción de activar un seguimiento para determinar qué áreas necesitan mayor esfuerzo o atención.

¿Cómo puedo implementar el mejor CRM para Pymes?

A la hora de implementar el CRM es necesario utilizar una estructura entre tus clientes y tu pyme o empresa, donde almacenar los datos recurrentes. Esta estructura se basa en los llamados objetos y pueden ser estándar o custom:

• Estándar: se trata de un objeto estructurado donde almacenar información específica. Estos objetos son contactos, empresas, negocios, tickets, productos y tareas.
• Custom: son propiedades únicas y personalizadas, utilizadas para almacenar datos que no entran dentro de las estructuras estandarizadas. Los custom objects permiten conectar contactos a varias empresas, mientras que los objetos estándar sólo permiten una asociación.

¿Qué áreas de la empresa participan en el CRM?

Tal y como venimos mencionando, la herramienta de CRM implica a toda la organización y sirve como soporte de varias áreas a la hora de tomar decisiones estratégicas. Sin embargo, hay ciertos departamentos que tendrán una implicación mayor debido a su contacto directo con el cliente. 

Pero si hay un departamento que puede exprimir esta herramienta es el de ventas. Sí, sí, como lo estás leyendo. Un buen CRM puede hacerle muy fácil la tarea al departamento de ventas porque le simplifica los procesos con mayor seguimiento del ciclo de vida del cliente en tu negocio, con la oportunidad de recoger más información sobre el cliente y una visión 360 del estado de las cuentas.

Para el departamento de atención al cliente también será clave. El CRM se convertirá en una fuente de información recurrente, y servirá de apoyo al equipo de marketing porque mejorará el contacto con el cliente. 

En definitiva, supone mejorar tu relación con el cliente, personalizando las interacción e impactando justo a la audiencia que te conviene. Con un CRM puedes atraer a tu buyer persona a través de los datos sobre sus interacciones. Además, la herramienta te permite el análisis de los datos de forma que conocerás el retorno de la inversión y podrás hacer acciones que aumenten la conversión.

¿Qué presupuesto necesito para tener el mejor CRM? 

Llega el momento de mencionar uno de los aspectos que llevará pasando por tu cabeza un rato después de leer tantos elogios a esta herramienta. 

No obstante, nuestra posición no es rotunda sobre este tema, ya que consideramos que a la hora de establecer un presupuesto, debes tener en cuenta varios puntos importantes como son unos objetivos básicos que debe ofrecer un CRM para tu compañía, la versatilidad de su uso y el tiempo que estarás dispuesto a dedicar a esta herramienta, ya que si algo está claro es que cuanto mayor uso hagas de ella, mayores beneficios obtendrás a corto y largo plazo.

La parte positiva es que existe una gran variedad de CRM por tipo y tamaño de empresas, a partir de ahí tendrás la necesidad de conocer más en profundidad los distintos tipos y ajustarlo a las necesidades de tu compañía.

Modelos de suscripción del CRM para empresas

Otro de los aspectos que hará decisiva la toma de decisiones sobre la herramienta de CRM a elegir es el modelo de suscripción en que te quieres basar.

Podemos contemplar diferentes aspectos en los que basar la decisión, tanto si nos fijamos en el volumen de actividades como si lo hacemos en el volumen de contactos.

En gran parte, dependerá del tipo de estrategia que tenga tu compañía y el nivel en el que se encuentre, cuanto mayor sea el volumen de contactos y más definido esté el proceso de ventas, necesitarás una herramienta más capacitada, que soporte una gran carga de gestión.

En cambio, si el negocio se encuentra en un nivel con menor volumen de contactos y una necesidad de actividades más básicas, podrás probar con una herramienta gratuita para acostumbrarte al uso del CRM.

¿Cuál es el mejor CRM para mi empresa?

Y aquí llega nuestra recomendación como agencia de marketing automation experta en el uso y la gestión del mejor CRM para tu empresa, porque no lo dudes, si necesitas un equipo de expertos para la gestión de la herramienta, en Digital Menta podemos ayudarte. Te dejamos nuestro ranking de los mejores CRM para pymes y empresas:

Hubspot

• Ventajas: capacidad de integración con otras aplicaciones y herramientas, cuenta con una versión gratuita, es una herramienta intuitiva y fácil de usar, ofreciendo recursos y cursos certificados como ayuda a los usuarios y tiene gran capacidad de personalización de la plataforma.
• Desventajas: clasificada como una de las opciones más caras del mercado, el aprendizaje sobre la plataforma en su totalidad puede llevar un tiempo.

Pipedrive

• Ventajas: su facilidad de uso, creación ilimitada de embudos de venta, muy competitivo en precios de mercado, atención al cliente satisfactoria.
• Desventajas: no cuenta con la funcionalidad de email marketing y no tiene versión gratuita.

Salesforce

• Ventajas: flexibilidad, adaptación y personalización en su uso tanto en la gestión con el cliente, como entre equipos, a la vez que permite la personalización de informes y paneles.
• Desventajas: coste más alto que la media en el mercado, mayor complejidad en el uso y la integración con otras herramientas es limitada.

Microsoft Dynamics 

• Ventajas: facilidad de uso, variedad de herramientas de marketing y buena atención al cliente.
• Desventajas: dificultad en la extracción de reportes y limitación en el almacenamiento de datos.

Zoho

• Ventaja: buena relación calidad-precio y opciones de personalización avanzadas.
• Desventajas: interfaz de la plataforma más compleja que otras herramientas de CRM.

ActiveCampaign

• Ventaja: buena atención al cliente, funciones de automatización avanzadas y características de marketing competitivas.
• Desventajas: plataforma menos intuitiva y generación de informes más compleja que otras herramientas del mercado. 

Notion

• Ventajas: gran flexibilidad, personalización de bloques y fácil de compartir y visualizar.
• Desventajas: no tiene modo offline y la aplicación solo está en versión inglesa.

SAP

• Ventajas: integración muy sencilla y completa si el ERP también es de SAP.
• Desventajas: precio caro a comparación de otras herramientas y la generación de reportes no es avanzada.

ClickUp

• Ventajas: amplias posibilidades de personalización y buena relación calidad-precio.
• Desventajas: interfaz poco intuitiva y falta de adaptabilidad en algunos usos.

Monday Sales

• Ventaja: intuitiva en su uso, funciones avanzadas de automatización, capacidad para gestión de proyectos internos y opción de personalización avanzada.
• Desventaja: generación de informes mejorable y precio de mercado alto en comparación a otras plataformas.

En definitiva, está es una visión completa para poder elegir el CRM para tu empresa a la vez que hacemos un pequeño análisis sobre los CRMs más usados a nivel mundial. Aún así, para ser sinceros, lo más recomendable es contar con un equipo de especialistas que desarrollen una estrategia a medida con la que lograr resultados, como lo hacemos en Digital Menta. Saber exprimir al máximo un CRM no es fácil, pero contar con los servicios de una agencia especializada, sí. Descubre lo que somos capaces de hacer para tu empresa con el mejor CRM que hará crecer tu negocio.