Workflows, construye relaciones sólidas en cada etapa del Buyer Journey

¿Sabías que las empresas que implementan un sistema de automatización de marketing para mantener a sus leads, reciben un incremento del 451% en leads cualificados?

La generación de leads es el primer paso en el camino de la compra de tus futuros clientes; sin embargo, no es suficiente con tener un gran número de ellos si no haces algo para introducirlos en tu funnel de ventas.

Necesitas construir una relación a largo plazo con todos tus leads; para ello, es necesario elaborar una estrategia en la que le proporcione la mejor información en cada etapa del buyer journey.

Hoy quiero hablarte del workflow, una de las herramientas más eficaces en los procesos de lead nurturing. Te mostraré los pasos que debes seguir para poner en marcha este flujo de trabajo; y también veré contigo las aplicaciones que te ayudarán a arrancar con esta fantástica herramienta.

¡Comenzamos!

¿Qué es un Workflow?

El workflow en Inbound Marketing es un conjunto de tareas automatizadas que se llevan a cabo tras el momento en el que un usuario entra en contacto con tu página web; bien a través de la lectura de un post, la suscripción a tu página o cualquier otra acción en la que haya una interacción.

Este flujo de trabajo automatizado está formado por una serie de acciones de marketing cuyo objetivo no es otro que el avance del usuario por el funnel de ventas de tu empresa, con el fin de conseguir convertir esos leads en clientes.

Normalmente, un workflow es una campaña de email marketing que busca recopilar información de los nuevos leads, para mantenerlos activos e involucrados con tu marca.

¿Por qué necesitas crear workflows en tu empresa?

Estamos ante una de las herramientas más poderosas que nos ofrece el mercado. Permite a los responsables de marketing establecer relaciones sólidas con sus leads, facilitando el camino de la venta a los equipos comerciales.

Y todo acompañado de un importante ahorro de tiempo y dinero, gracias a la automatización de las tareas.

A todo el mundo nos gusta recibir un trato personalizado; sentirnos escuchados y recibir el contenido adecuado a nuestras necesidades, es el origen de la generación de confianza. 

Y este es el primer paso que necesitas conseguir de tus nuevos leads en el camino de convertirse en clientes.

Al automatizar las acciones en el workflow, estás reduciendo el coste de adquisición del cliente hasta un 33%. Además, sabiendo aprovechar la información que te facilita podrás detectar a tiempo qué contenido necesita, cuándo es el momento ideal para mostrárselo y hacer un seguimiento de lo que va ocurriendo.

La importancia de conocer la estructura del embudo de ventas para encontrar el buyer persona

Antes de explicarte los pasos más lógicos que debes tener en cuenta a la hora de crear un workflow que lleve a tus leads por el funnel de ventas, es importante que tengas clara la estructura del embudo de ventas.

Así, tendrás mucho terreno ganado a la hora de ubicar a tu buyer persona y mostrarle el tipo de contenido que necesita.

De una manera muy esquemática, el camino de la compra se divide en estas 5 fases:

• Atracción: tu página web debe estar muy bien posicionada, justo a la vista de ese usuario que ha decidido entrar en Internet para consultar algo que necesita y tu empresa puede solucionarle.
• TOFU: es la parte superior del embudo, o top of funnel. El usuario llega hasta aquí a través de contenidos que le han solucionado su inquietud inicial. Un contenido que le ha satisfecho su curiosidad puede ser un buen ejemplo.
• MOFU: el usuario que se encuentra en el middle of funnel ya sabe cuál es la solución que necesita. Sin embargo, aún no ha encontrado a ese proveedor que le dará respuesta. En esta etapa del embudo es cuando debes aportar contenidos de valor que le atraigan hacia tu empresa; un webinar, un ebook, casos de estudio, etc son ejemplos de contenidos que necesitan los usuarios que están aquí.
• BOFU: es el bottom of funnel. El usuario ya sabe que tu empresa puede satisfacer sus necesidades pero aún no ha tomado su decisión de compra; por ello, debes ofrecer contenidos que disipen sus dudas; algunos ejemplos pueden ser una prueba gratuita de producto, una sesión de consultoría, etc.
• Delight: el deleite es el momento más feliz para cualquier empresa porque el lead ya se ha convertido en cliente. Ahora solo te queda cuidarlo y mimarlo con estrategias de fidelización, para que sea fiel a tu marca de por vida.

Es muy importante que tengas bien definidos los diferentes tipos de buyer persona para saber en qué fase del funnel se encuentran. 

Además, conocer las costumbres y los gustos de tus leads te ayudará mucho a la hora de definir y crear las oportunidades de venta durante el proceso.

Por tanto, este es un ejercicio que debes hacer antes de poner en marcha cualquier flujo de trabajo en tu estrategia de marketing.

Aprende a crear un workflow en 4 pasos

Hoy en día hay muchas aplicaciones que te facilitan el trabajo de creación de cualquier workflow. Puedes contar la ayuda de Active Campaign o SalesForce Pardot, entre otras muchas.

Sin embargo, antes de que decidas cuál te ayudará a poner en marcha esta fantástica estrategia de marketing, es importante que comprendas las fases por las que debe pasar además de todos los detalles que no puedes perder de vista.

Veamos los 4 pasos más importantes que debes conocer sobre un workflow.

1. Define los objetivos de tus campañas

La mejor manera a la hora de definir qué quieres conseguir en tus campañas, está en la implementación de objetivos SMART (specific, measurable, attainable, realistic & timely). 

Por ejemplo, puedes marcar el objetivo de conseguir conversiones rápidas de tus leads desde la fase de conocimiento hasta la fase de reflexión, con el fin de llegar a la etapa de compra.

O también puedes analizar los datos de abandonos, y establecer la estrategia que los lleve de nuevo a la etapa de consideración.

2. Monitoriza el contenido

Con la ayuda de mapas de seguimiento, es bueno que tengas en cuenta una serie de consideraciones que te llevarán a analizar todo el proceso y cómo puedes mejorarlo.

No debes pasar por alto cuestiones como qué contenido atrae más a tu audiencia y la lleva hacia el momento de la compra; o qué puedes hacer para llenar los vacíos de contenido cuando detectas que faltan piezas.

También es bueno que analices cómo mejorar el contenido para que resulte relevante a tus leads.

3. Crea tu workflow siguiendo esta sencilla secuencia de acciones

Con el fin de conseguir diseñar una estrategia de workflow eficaz, es importante que tengas en cuenta estos 5 pasos:

• Selecciona los leads nuevos y crea una lista. También puedes incluir tus contactos actuales.
• Diseña un formulario para activar el workflow.
• Define y crea los emails que forman parte de la estrategia. Revisa tanto el contenido de cada uno como la secuencia de los envíos.
• Llega el momento de establecer los objetivos que determinarán las derivaciones del workflow, en función del comportamiento de los usuarios.
• Comprueba la configuración del flujo de trabajo de comienzo a fin. Observa que estén bien los intervalos de tiempo, elimina los contactos innecesarios y agrega aquellos que son válidos.

4. Analiza los resultados

No existe ninguna campaña de marketing que no incluya en la definición de su estrategia el análisis de los resultados. Con el workflow ocurre lo mismo; es necesario que analices cada detalle para comprobar que está saliendo como planeaste.

Existen muchos ratios de comprobación, tantos como se te ocurran. Sin embargo, hay 3 que siempre debes tener muy presentes a la hora de comprobar el éxito de tu estrategia de workflow:

• Las conversiones de leads comprobando el número de clicks en las páginas de destino, además de la cantidad de formularios que han sido rellenados.
• Las suscripciones anuladas de los correos electrónicos.
• El CTR de los emails. 

En función de los datos que vas analizando, puedes ir cambiando el ritmo de la estrategia hasta ajustarla para un éxito mayor.

Es importante echar un vistazo a los asuntos de los correos electrónicos, los elementos visuales, el contenido de los propios emails y cómo está editado, etc.

También puedes plantearte la modificación de la frecuencia en los envíos de los correos electrónicos, o incluso la oferta de contenidos, en el caso de recibir un importante número de cancelaciones en la suscripción.

Ya sabes que en marketing todo se puede medir y mejorar.

Conclusión

Captar y convertir son las dos acciones de marketing fundamentales que toda empresa trabaja con sus leads y clientes potenciales.

Un flujo de trabajo, o workflow, consigue unir las necesidades del buyer persona con los objetivos de marketing.

Cuando tu estrategia de workflow funciona bien, las KPIs como la conversión, el tráfico o los cierres disparan los datos dando como resultado un éxito rotundo en tus campañas.

¿Tienes implantado un sistema de workflows en tu empresa?, cuéntanos en los comentarios, nos encantará leerte.